Bei der Nebenkostenabrechnung laufen zwei Fristen gegeneinander, und beide sind Ausschlussfristen. Die für Sie wichtigere: Sie haben zwölf Monate ab Zugang Zeit, Einwendungen zu erheben. Danach gilt die Abrechnung als akzeptiert, selbst wenn sie fehlerhaft war.
Stand: August 2026 · Allgemeine Information, keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Die zwei Fristen
| Wer | Frist | Folge bei Versäumnis |
|---|---|---|
| Vermieter | zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB) | keine Nachzahlung mehr; ein Guthaben muss er trotzdem auszahlen |
| Mieter | zwölf Monate nach Zugang der Abrechnung (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB) | die Abrechnung gilt als anerkannt |
Für das Abrechnungsjahr 2025 musste die Abrechnung also bis zum 31. Dezember 2026 bei Ihnen sein. Notieren Sie das Zugangsdatum sofort auf dem Umschlag — es ist der Fristbeginn, um den später gestritten wird.
Die Belegeinsicht ist Teil des Rechts
Sie dürfen die Originalrechnungen sehen — nicht nur eine Zusammenstellung. Solange Ihnen die Einsicht verweigert wird, dürfen Sie eine geforderte Nachzahlung zurückhalten. Der Vermieter muss die Einsicht in seinen Geschäftsräumen ermöglichen; auf Kopien haben Sie nur in Ausnahmefällen einen Anspruch, können sie aber gegen Kostenübernahme anbieten — was in der Praxis meist beide Seiten bevorzugen.
Das Formular
Einwendungen und Antrag auf Belegeinsicht
Nennen Sie jeden beanstandeten Posten einzeln. Ein pauschales „Ich widerspreche der Abrechnung“ wahrt zwar die Frist, hilft in der Sache aber nicht weiter.
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Betriebskostenabrechnung — Einwendungen und Belegeinsicht
Sehr geehrte Damen und Herren,
Ihre Betriebskostenabrechnung für den Zeitraum bis ist mir am zugegangen. Gegen die Abrechnung erhebe ich fristgerecht folgende Einwendungen:
1.
2.
3.
Ich bitte Sie außerdem, mir Einsicht in die Originalbelege zu gewähren, insbesondere in . Bitte teilen Sie mir bis zum einen Termin mit oder übersenden Sie mir Kopien; die Kosten hierfür übernehme ich.
Bis zur Klärung der genannten Punkte behalte ich mir vor, die geforderte Nachzahlung in Höhe von Euro zurückzuhalten.
Mit freundlichen Grüßen
Was sich zu beanstanden lohnt
- Nicht umlagefähige Posten. Verwaltungskosten, Instandhaltung und Reparaturen, Kontoführung, Rechtsschutz und Mietausfallwagnis gehören nicht in die Abrechnung — die abschließende Liste steht in § 2 BetrKV.
- Umlageschlüssel weicht vom Mietvertrag ab. Ohne Vereinbarung gilt der Flächenschlüssel; eine Umstellung braucht einen Grund.
- Sprunghafte Steigerungen ohne Erläuterung. Der Vermieter muss den Wirtschaftlichkeitsgrundsatz beachten.
- Leerstand. Die Kosten leerstehender Wohnungen trägt der Vermieter, nicht die übrigen Mieter.
- Abrechnungszeitraum. Er darf zwölf Monate nicht überschreiten.
- Formfehler. Zur Abrechnung gehören die Zusammenstellung der Gesamtkosten, der Umlageschlüssel, die Berechnung Ihres Anteils und der Abzug Ihrer Vorauszahlungen. Fehlt eines davon, ist sie formell unwirksam.
Die sieben häufigsten Fehler mit Beispielrechnungen finden Sie im Beitrag Nebenkostenabrechnung prüfen; die Zahlen selbst rechnet Ihnen der Nebenkosten-Rechner nach.
Was danach passiert
Der Widerspruch wahrt zunächst nur Ihre Rechte — er verpflichtet den Vermieter nicht sofort zur Korrektur. Üblich ist, dass er auf die Einwendungen antwortet und Belege bereitstellt. Ergibt die Prüfung, dass Sie recht hatten, korrigiert er die Abrechnung.
Bleibt er dabei, können Sie die Nachzahlung in strittiger Höhe zurückhalten und es auf eine Zahlungsklage ankommen lassen — dann muss er jeden Posten belegen. Zahlen Sie dagegen vorbehaltlos, ist die Sache in der Regel erledigt. Wenn Sie zahlen wollen, um Verzug zu vermeiden, tun Sie es ausdrücklich unter Vorbehalt der Rückforderung.
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