Die Betriebskostenabrechnung ist die Pflichtübung der Vermietung: viel Formalismus, wenig Spielraum, harte Fristen. Wer sie sauber macht, spart sich Streit; wer sie schlampig macht, verliert Geld — nicht wegen falscher Zahlen, sondern wegen Formfehlern.
Dieser Beitrag beschreibt das Erstellen. Wie Mieter dieselbe Abrechnung prüfen, steht unter Nebenkostenabrechnung prüfen.
Die Frist, die alles entscheidet
Die Abrechnung muss dem Mieter binnen zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen — nicht abgeschickt sein, zugehen. Verspätet bedeutet: keine Nachforderung mehr, außer Sie haben die Verzögerung nicht zu vertreten. Ein Guthaben müssen Sie trotzdem auszahlen.
„Nicht zu vertreten“ ist eng auszulegen. Eine verspätete Abrechnung des Energieversorgers kann genügen; eigene Arbeitsüberlastung oder ein Verwalterwechsel genügen nicht.
Die vier Pflichtbestandteile
- Zusammenstellung der Gesamtkosten je Position
- Angabe und Erläuterung des Umlageschlüssels — die bloße Nennung genügt nicht
- Berechnung des Mieteranteils
- Abzug der geleisteten Vorauszahlungen
Fehlt einer davon, ist die Abrechnung formell unwirksam. Das ist der teuerste Fehler, weil er die Nachforderung unabhängig von ihrer sachlichen Berechtigung zu Fall bringt — und nach Ablauf der Zwölfmonatsfrist nicht mehr heilbar ist.
Was Sie nicht umlegen dürfen
- Instandhaltung und Instandsetzung — Wartung ja, Reparatur nein
- Verwaltungskosten und Verwalterhonorar
- Zuführung zur Erhaltungsrücklage
- Mietausfallwagnis, Leerstandskosten, Kosten der Mietersuche
- Bankgebühren und Rechtsberatung
Bei vermieteten Eigentumswohnungen ist die Hausgeldabrechnung zu bereinigen, bevor sie an den Mieter geht. Sie eins zu eins durchzureichen ist der klassische Fehler — Details unter Hausgeld.
Sonstige Betriebskosten sind nur umlagefähig, wenn sie im Mietvertrag einzeln benannt sind. Eine Sammelklausel „und sonstige Betriebskosten“ trägt nicht.
Umlageschlüssel und Wirtschaftlichkeit
Ohne abweichende Vereinbarung gilt die Wohnfläche. Heizung und Warmwasser folgen der Heizkostenverordnung: mindestens 50, höchstens 70 Prozent verbrauchsabhängig. Rechnen Sie nicht verbrauchsabhängig ab, obwohl es möglich wäre, darf der Mieter um 15 Prozent kürzen.
Dazu kommt das Wirtschaftlichkeitsgebot: Sie schulden eine wirtschaftlich vernünftige Bewirtschaftung. Ein deutlich überteuerter Hausmeisterdienst oder eine unnötig häufige Reinigung können gekürzt werden, auch wenn die Position dem Grunde nach umlagefähig ist.
Die CO₂-Aufteilung ist Ihre Aufgabe
Seit dem 1. Januar 2023 tragen Vermieter einen Teil der CO₂-Kosten des Heizens. Maßstab ist der CO₂-Ausstoß des Gebäudes je Quadratmeter Wohnfläche und Jahr, eingeordnet in ein Zehn-Stufen-Modell.
| Energetischer Zustand | Anteil Vermieter |
|---|---|
| sehr schlecht, ab 52 kg CO₂ je m² und Jahr | bis 95 % |
| … abgestuft über zehn Stufen … | … |
| sehr gut, unter 12 kg CO₂ je m² und Jahr | 0 % — der Mieter trägt alles |
Die Abrechnung muss die Einstufung, den Mieteranteil und die Berechnungsgrundlage ausweisen. Fehlt das, darf der Mieter seine anteiligen Heizkosten um drei Prozent kürzen. Die meisten Messdienstleister liefern die Einstufung mit der Heizkostenabrechnung — prüfen Sie, ob Ihre dabei ist.
Der Nebeneffekt ist beabsichtigt: Je schlechter die Gebäudehülle, desto teurer wird das Heizen für Sie. Das verschiebt die Wirtschaftlichkeitsrechnung einer Sanierung — siehe Wärmebrücken und GEG.
Belegeinsicht vorbereiten
Der Mieter hat Anspruch auf Einsicht in Rechnungen, Verträge und Ablesewerte. Sie müssen die Unterlagen am Ort der Verwaltung zugänglich machen; Kopien dürfen Sie gegen Kostenerstattung verlangen. Solange Sie die Einsicht verweigern, kann der Mieter die Nachzahlung zurückhalten.
Praktisch heißt das: Sammeln Sie die Belege während des Jahres so, dass Sie sie im Januar herausgeben könnten. Der Mieter hat seinerseits zwölf Monate ab Zugang Zeit für Einwendungen — danach sind sie ausgeschlossen.
Stand: 24.08.2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung.