Welche Kosten dürfen auf den Mieter umgelegt werden?

Nur Kosten, die laufend anfallen, das Gebäude betreffen und im Mietvertrag vereinbart sind. Reparatur, Verwaltung und Modernisierung bleiben beim Vermieter — auch dann, wenn sie in der Abrechnung stehen.

Stand: August 2026 · Rechtsgrundlagen: §§ 556, 556a BGB, §§ 1, 2 BetrKV.

Die drei Voraussetzungen

Damit eine Position auf dem Mieter landet, müssen alle drei erfüllt sein:

1. Sie steht im Katalog. § 2 BetrKV zählt siebzehn Nummern auf, und die Aufzählung ist abschließend. Nummer 17 fängt Sonderfälle auf, aber nur unter verschärften Bedingungen.
2. Sie erfüllt die Definition des § 1 BetrKV. Laufend, gebäudebezogen, weder Verwaltung noch Instandhaltung.
3. Sie ist vereinbart. § 556 Abs. 1 BGB sagt, die Parteien „können vereinbaren“ — ohne Vereinbarung trägt der Vermieter die Kosten.

Für Punkt 3 reicht der Satz „der Mieter trägt die Betriebskosten“. Ein beigefügter Katalog ist nicht nötig. Die Ausnahme ist Nummer 17.

Die Falle Nummer 17

„Sonstige Betriebskosten“ dürfen nur abgerechnet werden, wenn sie im Mietvertrag einzeln und konkret benannt sind. Eine Generalklausel genügt nicht. Wer in seiner Abrechnung Positionen unter „Sonstiges“ findet, die im Vertrag nicht wortwörtlich stehen, kann sie streichen.

Typische Kandidaten: Dachrinnenreinigung, Wartung der Rauchwarnmelder, Blitzschutzprüfung, Prüfung der Elektroanlagen, Sauna, Schwimmbad, Prüfgebühren für Feuerlöscher.

Wartung ja, Reparatur nein

Das ist die Formel, an der sich fast jeder Streit entscheidet:

• Wartung ist vorbeugende, planmäßige, wiederkehrende Erhaltung der Funktionsfähigkeit. Umlagefähig, soweit die Verordnung sie nennt.
• Instandsetzung ist die Beseitigung eines eingetretenen Defekts. Nie umlagefähig.

Der dogmatische Grund steht in § 535 Abs. 1 Satz 2 BGB: Der Vermieter schuldet die Erhaltung der Mietsache. Das ist seine Hauptleistungspflicht, dafür bekommt er die Grundmiete. Eine Umlage würde diese Pflicht verschieben.

Achten Sie deshalb auf Wartungsverträge mit eingeschlossenen Reparaturleistungen. Der Reparaturanteil ist herauszurechnen. Beim Aufzug gilt das besonders streng — Reparaturkosten für den Aufzug sind niemals Betriebskosten.

Verwaltungskosten: nicht bei Wohnraum

§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV nimmt Verwaltungskosten ausdrücklich aus. Dazu gehören die Hausverwaltervergütung, die Kosten der Aufsicht, Buchführung, Porto und Kontoführung — und, was viele überrascht, die Kosten der Erstellung der Betriebskostenabrechnung selbst.

Der BGH hat 2018 klargestellt, dass Wohnungsmieter eine im Mietvertrag gesondert ausgewiesene Verwaltungskostenpauschale nicht zahlen müssen, wenn nicht eindeutig hervorgeht, dass sie Teil der Grundmiete ist (Urteil vom 19.12.2018, VIII ZR 254/17).

Eine Verwechslung, die häufig vorkommt: In der Gewerberaummiete ist die Umlage von Verwaltungskosten formularmäßig wirksam vereinbar (BGH, Urteil vom 26.09.2012, XII ZR 112/10). Die Betriebskostenverordnung ist dort nicht zwingend. Wer eine Gewerbeabrechnung als Maßstab für seine Wohnung nimmt, liegt falsch.

Aus demselben Grund sind auch Reparatur- und Instandhaltungskostenversicherungen nicht umlagefähig. Sie decken wirtschaftlich Instandsetzungsaufwand ab; ließe man sie zu, könnte das Umlageverbot über eine Versicherungslösung umgangen werden. Genau diesen Umgehungsgedanken hat der BGH beim Rauchwarnmelder zugrunde gelegt.

Nach welchem Schlüssel verteilt wird

Haben die Parteien nichts vereinbart, wird nach Wohnfläche umgelegt (§ 556a Abs. 1 Satz 1 BGB). Kosten, die von einem erfassten Verbrauch abhängen, sind nach einem verbrauchsgerechten Maßstab zu verteilen.

Absatz 1 ist abdingbar — die Parteien können Personenzahl, Wohneinheiten oder Miteigentumsanteile vereinbaren. Zwingend ist dagegen die Heizkostenverordnung, die für Heizung und Warmwasser die verbrauchsabhängige Abrechnung vorschreibt.

Der Vermieter darf einseitig auf Verbrauchserfassung umstellen (§ 556a Abs. 2 BGB) — aber nur in Textform und nur vor Beginn eines Abrechnungszeitraums. Waren die Kosten bisher in der Miete enthalten, ist die Miete entsprechend herabzusetzen.

Bei vermietetem Wohnungseigentum gilt ohne abweichende Vereinbarung der WEG-interne Maßstab, es sei denn, er widerspricht billigem Ermessen.

Leerstand zahlt der Vermieter

Eine der wichtigsten Entscheidungen für Mieter in großen Häusern: Werden die kalten Betriebskosten nach Fläche umgelegt, hat der Vermieter die auf leerstehende Wohnungen entfallenden Kosten grundsätzlich selbst zu tragen (BGH, Urteil vom 31.05.2006, VIII ZR 159/05). Maßgeblich ist die Gesamtwohnfläche des Hauses, nicht nur die vermietete.

Das gilt nach dem Leitsatz auch für verbrauchsabhängige Kosten, die mangels Erfassung nach Fläche abgerechnet werden. Eine Anpassung des vereinbarten Schlüssels wegen Leerstands kommt nur unter den engen Voraussetzungen einer Störung der Geschäftsgrundlage in Betracht.

Anders liegt es beim Personenschlüssel: Dort wird die leere Wohnung typischerweise mit null Personen angesetzt, und die Kosten verteilen sich faktisch auf die übrigen Mieter.

Gewerbe im Haus: der Vorwegabzug

In gemischt genutzten Häusern muss der Vermieter die auf Gewerbeeinheiten entfallenden Kosten nur dann vorab herausrechnen, wenn die gewerbliche Nutzung zu erheblichen Mehrkosten je Quadratmeter führt. Ungerechtigkeiten, die jedem Verteilungsmaßstab innewohnen, genügen nicht.

Zwei Punkte, die darüber entscheiden, ob sich eine Rüge lohnt:

• Die Darlegungs- und Beweislast liegt beim Mieter. Der pauschale Hinweis auf Kundenverkehr reicht nicht; nötig ist konkreter Vortrag zu Gebäude, Art der Nutzung und einzelnen Kostenarten.
• Ein fehlender Vorwegabzug ist kein formeller Fehler (BGH, Urteil vom 11.08.2010, VIII ZR 45/10). Die Abrechnung bleibt wirksam und ist nur inhaltlich zu korrigieren. Praktisch heißt das: Die Zwölfmonatsfrist des Vermieters greift nicht — Ihre eigene Einwendungsfrist aber schon.

Bei der Grundsteuer ist ein Vorwegabzug übrigens nicht nötig; sie ist eine ertragsunabhängige Objektsteuer ohne Bezug zum Nutzerverhalten (BGH, Urteil vom 10.05.2017, VIII ZR 79/16).

„Zu teuer“ reicht nicht mehr

§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB verpflichtet den Vermieter zur Wirtschaftlichkeit. Wie viel dieser Einwand wert ist, hat der BGH im Mai 2026 präzisiert (Urteil vom 20.05.2026, VIII ZR 6/24):

• Das Wirtschaftlichkeitsgebot ist nicht schon dann verletzt, wenn der Vermieter keine Vergleichsangebote eingeholt hat.
• Entscheidend ist, dass die Leistung zu objektiv überhöhten, nicht marktgerechten Preisen beauftragt wurde und Vergleichsangebote deshalb zu einer Einsparung geführt hätten.
• Der Einwand unterliegt derselben Zwölfmonatsfrist wie jeder andere.
• Rechtsfolge eines Verstoßes ist nicht die Unwirksamkeit der Abrechnung, sondern ein Schadensersatzanspruch in Höhe des Mehrbetrags.

Der Betriebskostenspiegel des Mieterbunds hilft dabei nur begrenzt weiter. Er ist ein Orientierungswert und ausdrücklich kein Beweismittel — das sagt der Mieterbund selbst.

Ihre Prüfliste

1. Enthält der Vertrag überhaupt eine Umlagevereinbarung?
2. Steht jede Position im Katalog — und die unter „Sonstiges“ abgerechneten einzeln im Vertrag?
3. Stecken Reparaturanteile in Wartungsverträgen?
4. Taucht eine Verwaltungspauschale auf?
5. Wird nach der Gesamtwohnfläche gerechnet oder nur nach der vermieteten?
6. Gibt es Gewerbe im Haus, das messbar mehr verursacht?
7. Rügen Sie innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang — danach ist der Einwand verloren.

Den vollständigen Katalog finden Sie unter Was sind Betriebskosten?, alle Termine unter Fristen der Nebenkostenabrechnung. Die Position Grundsteuer behandelt Grundsteuer auf den Mieter umlegen, die Versicherungen Gebäudeversicherung umlegen. Für den Widerspruch gibt es ein ausfüllbares Musterschreiben.

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