Wer zum ersten Mal vermietet, unterschätzt meist nicht den Aufwand, sondern die Reihenfolge. Mehrere Pflichten wirken nur, wenn sie vor der Vertragsunterschrift erfüllt sind — danach lassen sie sich nicht mehr nachholen, ohne dass es teuer wird.
Die kurze Antwort
Die Reihenfolge lautet: technischen Zustand klären, zulässige Miete bestimmen, Auskunftspflichten vorbereiten, Inserat mit Energieausweisangaben, Auswahl nach Datenschutzregeln, Vertrag, Kaution, Übergabe mit Protokoll, Wohnungsgeberbestätigung. Wer eine Stufe überspringt, repariert das selten folgenlos.
1. Die zulässige Miete bestimmen
Bezugsgröße ist die ortsübliche Vergleichsmiete nach § 558 Abs. 2 BGB, ermittelt über den Mietspiegel. Prüfen Sie den Erhebungsstichtag: Liegt er mehr als vier Jahre zurück, hat der qualifizierte Mietspiegel seine Vermutungswirkung verloren.
In Gebieten, die eine Landesverordnung ausgewiesen hat, greift die Mietpreisbremse: Die Anfangsmiete darf die ortsübliche Vergleichsmiete um höchstens zehn Prozent übersteigen (§ 556d BGB). Die Regelung gilt bis Ende 2029. Ob die konkrete Wohnung betroffen ist, ergibt sich allein aus der jeweiligen Landesverordnung — nicht aus der Faustregel „Ballungsraum“.
Ausnahmen bestehen für eine höhere Vormiete, für Modernisierungen der letzten drei Jahre (§ 556e BGB) sowie für Neubauten, die nach dem 1. Oktober 2014 erstmals genutzt und vermietet wurden, und für die erste Vermietung nach umfassender Modernisierung (§ 556f BGB).
2. Die Auskunft nach § 556g Abs. 1a BGB — der teuerste vergessene Schritt
Wer sich auf eine dieser Ausnahmen berufen will, muss den Mieter vor dessen Vertragserklärung unaufgefordert und in Textform informieren: über die Höhe der Vormiete, über die Modernisierung, über den Neubaustatus oder über die umfassende Modernisierung.
Die Sanktion ist hart:
- Ohne Auskunft entfällt die Berufung auf die Ausnahme. Es gilt die Kappung auf Vergleichsmiete plus zehn Prozent.
- Wird die Auskunft nachgeholt, greift die Ausnahme erst zwei Jahre nach der Nachholung.
Die Nachholung ist also keine Reparatur, sondern eine zweijährige Verzögerung. Eine E-Mail genügt der Form, ein Gespräch beim Besichtigungstermin nicht.
3. Inserat: fünf Pflichtangaben
Liegt bei Aufgabe der Anzeige ein Energieausweis vor, muss das Inserat nach § 87 des Gebäudemodernisierungsgesetzes (GModG, bis Juli 2026 GEG) enthalten:
- die Art des Ausweises — Bedarfs- oder Verbrauchsausweis,
- den Endenergiebedarf oder -verbrauch,
- die wesentlichen Energieträger der Heizung,
- bei Wohngebäuden das Baujahr,
- bei Wohngebäuden die Energieeffizienzklasse.
Verstöße können mit einer Geldbuße bis zu 10.000 Euro geahndet werden. Adressat ist, wer die Veröffentlichung verantwortet — bei Maklereinschaltung also der Makler, was den Vermieter nicht davon entbindet, korrekte Daten zu liefern.
Wichtig: Die Anzeigenpflicht besteht nur, wenn ein Ausweis vorliegt. Die Pflicht, überhaupt einen zu haben, folgt aus § 80 Abs. 3 GModG bei beabsichtigter Vermietung — praktisch braucht man ihn also ohnehin. Mehr dazu unter Energieausweis. Und eine kontraintuitive Nachricht: Trotz der Schlagzeilen zum Umbau des Heizungsgesetzes ist bei den Inseratspflichten inhaltlich alles beim Alten geblieben.
4. Auswahl: das Drei-Stufen-Modell
Maßgeblich ist die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz zur Einholung von Selbstauskünften (Version 2.0, Stand Januar 2026). Sie unterscheidet drei Zeitpunkte — und daran hängt, was gefragt werden darf.
Stufe A, Besichtigung: Name, Vorname, Anschrift. Der Ausweis darf vorgezeigt werden, eine Kopie ist unzulässig. Fragen zu den wirtschaftlichen Verhältnissen sind hier in aller Regel nicht erforderlich — der verbreitete Selbstauskunftsbogen für alle beim ersten Termin ist damit rechtswidrig.
Stufe B, nach der Erklärung, anmieten zu wollen: Zulässig sind Anzahl der einziehenden Personen, Beruf und Arbeitgeber, Höhe des Nettoeinkommens (es genügt die Bestätigung, dass eine Grenze überschritten wird), ein eröffnetes Verbraucherinsolvenzverfahren, Räumungstitel wegen Mietrückständen und die beabsichtigte Haltung zustimmungsbedürftiger Haustiere.
Unzulässig sind unter anderem Familienstand, Staatsangehörigkeit, Religion und ethnische Herkunft, Vorstrafen und Ermittlungsverfahren, Heiratsabsichten, Schwangerschaft und Kinderwunsch, Mitgliedschaft in Parteien oder Mietervereinen sowie die Gründe laufender finanzieller Belastungen.
Stufe C, erst beim Erstplatzierten: Einkommensnachweise in Kopie mit Schwärzung des Nicht-Erforderlichen und eine mietspezifische Bonitätsauskunft, die der Interessent selbst einholt. Nicht verlangt werden dürfen Kontaktdaten früherer Vermieter, eine Mietschuldenfreiheitsbescheinigung oder eine vollständige Datenkopie nach Art. 15 DS-GVO.
Und ein Punkt, an dem fast alle Standardformulare scheitern: Einwilligungsklauseln sind der falsche Weg. Liegt eine gesetzliche Grundlage vor, ist der Rückgriff auf die Einwilligung unzulässig; wird der Vertragsschluss davon abhängig gemacht, ist die Einwilligung nicht freiwillig und damit unwirksam. Eine überarbeitete Mieterselbstauskunft ist deshalb Pflichtlektüre.
Daten abgelehnter Interessenten sind zu löschen, spätestens nach sechs Monaten wegen möglicher Ansprüche nach § 21 AGG. Schwarze Listen sind unzulässig. Und das Benachteiligungsverbot des § 19 Abs. 2 AGG greift bereits bei der Vergabe von Besichtigungsterminen — auch dann, wenn ein Makler die Auswahl trifft.
5. Vertrag und Kaution
Für Wohnraum bleibt es bei der Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift, wenn der Vertrag für länger als ein Jahr geschlossen wird (§ 550 BGB). Die viel zitierte Erleichterung auf Textform seit Januar 2025 gilt nur für Grundstücke und Gewerberäume — eine häufige Verwechslung. Ein Formverstoß macht den Vertrag nicht unwirksam, lässt aber die Befristung entfallen.
Betriebskosten müssen vereinbart werden; ohne Vereinbarung sind sie in der Miete enthalten. Zwei Zwölfmonatsfristen sind der häufigste Fehler privater Vermieter: Die Abrechnung muss binnen zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen, sonst ist die Nachforderung ausgeschlossen — ein Guthaben bleibt trotzdem auszuzahlen. Der Mieter hat seinerseits zwölf Monate ab Zugang für Einwendungen. Praxisleitfaden: Betriebskostenabrechnung erstellen.
Bei der Kaution scheitern private Vermieter regelmäßig an drei Punkten: höchstens drei Nettokaltmieten ohne Betriebskostenanteil, das Ratenrecht des Mieters in drei Teilbeträgen, und die getrennte Anlage vom eigenen Vermögen — der Eingang auf dem privaten Girokonto genügt nicht. Details unter Kaution anlegen und verzinsen. Welche Klauseln im Vertrag halten, steht unter Mietvertrag aufsetzen.
6. Makler: das Bestellerprinzip
§ 2 Abs. 1a WoVermRG: Wer den Makler bestellt, zahlt ihn — bei der normalen Wohnungsvermietung also der Vermieter. Die einzige Ausnahme ist der echte Suchauftrag, bei dem der Makler ausschließlich wegen des Vertrags mit dem Suchenden beim Vermieter anfragt. Wohnungen im eigenen Bestand fallen nicht darunter.
Vorschüsse dürfen weder gefordert noch vereinbart werden, und Umgehungen sind unwirksam — auch getarnt als „Bearbeitungsgebühr“, „Besichtigungspauschale“ oder überteuerte Ablöse für Einbauten. Der Bußgeldrahmen reicht bis 25.000 Euro.
7. Übergabe und Wohnungsgeberbestätigung
Das Einzugsprotokoll ist das wichtigere der beiden Protokolle: Ohne dokumentierten Anfangszustand lässt sich später kaum beweisen, dass ein Schaden während der Mietzeit entstanden ist.
Nach § 19 BMG muss der Wohnungsgeber den Einzug innerhalb von zwei Wochen bestätigen — mit Name und Anschrift des Wohnungsgebers, bei abweichendem Eigentum auch dessen Namen, Einzugsdatum, Anschrift der Wohnung und Namen der meldepflichtigen Personen. Am einfachsten: die Bestätigung direkt bei der Übergabe ausstellen und im Protokoll vermerken.
Die Bußgelder markieren den Ernst der Sache: bis 1.000 Euro für die vergessene Bestätigung — und bis 50.000 Euro für die Gefälligkeitsanmeldung ohne tatsächlichen Einzug.
8. Steuern in Grundzügen
Die Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung werden als Überschuss der Einnahmen über die Werbungskosten ermittelt und in der Anlage V erklärt. Zwei Größen sollte jeder kennen:
Die 66-Prozent-Grenze. Beträgt die Miete bei dauerhafter Vermietung mindestens 66 Prozent der ortsüblichen Miete, gilt die Vermietung als voll entgeltlich — voller Werbungskostenabzug. Unter 50 Prozent ist zwingend in einen entgeltlichen und einen unentgeltlichen Teil aufzuteilen. Der klassische Fallstrick bei der Vermietung an Angehörige.
Die AfA. Linear drei Prozent bei Fertigstellung nach dem 31.12.2022, zwei Prozent bei Fertigstellung zwischen 1925 und 2022, 2,5 Prozent bei Gebäuden vor 1925. Für Wohngebäude mit Baubeginn zwischen dem 1.10.2023 und dem 30.9.2029 ist alternativ die degressive AfA mit fünf Prozent vom Restwert möglich; ein Wechsel zur linearen AfA ist erlaubt und sollte durchgerechnet werden. Sie gilt nur für Neubau und Ersterwerb, nicht für Bestandswohnungen. Vertiefung: Vermietung und Steuern.
Was Sie jetzt tun sollten
- Vor dem Inserat prüfen, ob eine Mietpreisbremsen-Verordnung gilt und ob eine Ausnahme genutzt werden soll.
- Die Auskunft nach § 556g Abs. 1a BGB in Textform vorbereiten und vor der Unterschrift übergeben.
- Den Selbstauskunftsbogen an der DSK-Orientierungshilfe ausrichten und Einwilligungsklauseln streichen.
- Ein Einzugsprotokoll anlegen — dasselbe Formular, das später beim Auszug verwendet wird.
- Die Kaution sofort auf ein getrenntes, verzinsliches Konto legen.
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