Sieben Musterschreiben für die Situationen, in denen es im Mietverhältnis auf Schriftform, Frist und Beweisbarkeit ankommt — vom Mangel in der Wohnung bis zum Mieterhöhungsverlangen des Vermieters. Jede Vorlage steht vollständig auf dieser Seite, lässt sich mit einem Klick kopieren und zusätzlich als DOCX oder PDF herunterladen.
Stand: August 2026 · Diese Seite gibt allgemeine Informationen und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Vier Dinge, die Sie vor dem Abschicken prüfen sollten
Wer muss unterschreiben? Stehen mehrere Personen im Mietvertrag, müssen bei einer Kündigung alle unterschreiben — und die Kündigung muss an alle Vermieter gerichtet sein. Ein einzelner Name genügt nicht und macht die Kündigung unwirksam.
Schriftform oder Textform? Das ist kein Formalismus, sondern entscheidet über die Wirksamkeit. Die Kündigung eines Wohnraummietvertrags braucht nach § 568 Abs. 1 BGB die Schriftform: Papier, eigenhändig unterschrieben. E-Mail, Messenger und Fax reichen nicht. Ein Mieterhöhungsverlangen nach § 558a BGB dagegen genügt der Textform — hier ist die E-Mail zulässig.
Wie weisen Sie den Zugang nach? Fast alle Fristen laufen ab Zugang, nicht ab Absendung. Sicher ist die Übergabe vor Zeugen oder der Einwurf in den Briefkasten mit Zeugen; das Einwurf-Einschreiben belegt immerhin den Einwurf. Das Übergabe-Einschreiben ist riskanter, als viele denken: Wird es nicht abgeholt, ist es nicht zugegangen.
Behalten Sie eine Kopie. Scannen oder fotografieren Sie das unterschriebene Schreiben, bevor es in den Umschlag geht. Notieren Sie Datum, Uhrzeit und Art der Zustellung direkt darauf.
1. Mängelanzeige
Ein Mangel liegt vor, wenn die Wohnung von dem abweicht, was der Mietvertrag verspricht — Schimmel, Heizungsausfall, undichte Fenster, dauerhafter Baulärm von nebenan. Nach § 536c BGB müssen Sie den Mangel unverzüglich anzeigen, sobald Sie ihn bemerken. Wer wartet, riskiert zweierlei: Schadensersatz für Folgeschäden, die eine frühere Meldung verhindert hätte, und den Verlust der Mietminderung für die Zeit des Schweigens.
Die Mängelanzeige selbst ist noch keine Minderung. Sie setzt dem Vermieter eine Frist zur Beseitigung und schafft den Beweis, ab wann er Bescheid wusste. Erst dieser Zeitpunkt entscheidet später darüber, ab wann gemindert werden darf.
Rechtsgrundlage: § 536c BGB · Form: Textform genügt, Einwurf-Einschreiben empfohlen · Frist: unverzüglich nach Kenntnis
Muster: Mängelanzeige mit Fristsetzung
Beschreiben Sie den Mangel so konkret wie möglich: Raum, seit wann, wie er sich zeigt. Fotos mit Datum gehören in die Anlage, nicht in den Fließtext.
[Ihr Name]
[Straße, Hausnummer]
[PLZ, Ort]
[Name des Vermieters oder der Hausverwaltung]
[Straße, Hausnummer]
[PLZ, Ort]
[Ort], [Datum]
Mängelanzeige zur Wohnung [Straße, Hausnummer, Lage im Haus]
Sehr geehrte Damen und Herren,
in der von mir gemieteten Wohnung ist folgender Mangel aufgetreten: [Beschreibung des Mangels — betroffener Raum, Art des Mangels, seit wann er besteht].
Der Mangel beeinträchtigt die Nutzung der Wohnung wie folgt: [konkrete Auswirkung, zum Beispiel: Das Schlafzimmer lässt sich seit dem 3. September nicht mehr über 16 Grad beheizen.]
Ich fordere Sie hiermit auf, den Mangel bis zum [Datum, in der Regel zwei bis drei Wochen] zu beseitigen. Bitte stimmen Sie einen Termin für die Besichtigung oder die Arbeiten vorab mit mir ab; ich bin unter [Telefonnummer] und [E-Mail] erreichbar.
Ich weise darauf hin, dass die Miete ab dem Zeitpunkt des Auftretens des Mangels gemindert sein kann. Über eine Minderung werde ich Sie gegebenenfalls gesondert informieren.
Zur Dokumentation habe ich [Anzahl] Fotos beigefügt.
Mit freundlichen Grüßen
[Unterschrift]
[Name in Druckbuchstaben]
Anlagen: [Fotos, weitere Unterlagen]
2. Mietminderung ankündigen
Die Minderung tritt nach § 536 BGB kraft Gesetzes ein — sie muss nicht beantragt und nicht genehmigt werden. Trotzdem ist die schriftliche Ankündigung sinnvoll, weil der Vermieter sonst eine unerklärte Zahlungslücke sieht und im schlimmsten Fall wegen Zahlungsverzugs kündigt.
Der sicherste Weg führt über die Zahlung unter Vorbehalt: Sie zahlen die volle Miete weiter, erklären aber schriftlich den Vorbehalt der Rückforderung. Damit riskieren Sie keinen Verzug und können den zu viel gezahlten Betrag später zurückverlangen. Wer die Miete direkt kürzt, sollte den Minderungssatz vorsichtig ansetzen — bei einer überhöhten Kürzung droht der Zahlungsrückstand.
Rechtsgrundlage: § 536 BGB, Vorbehalt nach § 814 BGB · Form: Textform genügt · Voraussetzung: Der Mangel muss angezeigt sein
Muster: Mietminderung ankündigen
Entscheiden Sie sich für eine der beiden Varianten am Ende und löschen Sie die andere. Beides gleichzeitig geht nicht.
[Ihr Name]
[Straße, Hausnummer]
[PLZ, Ort]
[Name des Vermieters oder der Hausverwaltung]
[Straße, Hausnummer]
[PLZ, Ort]
[Ort], [Datum]
Mietminderung wegen [Mangel] — Wohnung [Straße, Hausnummer, Lage im Haus]
Sehr geehrte Damen und Herren,
mit Schreiben vom [Datum der Mängelanzeige] habe ich Ihnen den folgenden Mangel angezeigt: [kurze Beschreibung]. Der Mangel besteht bis heute fort.
Die Wohnung ist dadurch seit dem [Datum] nur eingeschränkt nutzbar. Ich mache deshalb ab diesem Zeitpunkt eine Minderung der Bruttomiete in Höhe von [Prozentsatz] Prozent geltend, das entspricht [Betrag] Euro monatlich.
Variante A — Kürzung: Ich werde die Miete ab [Monat] entsprechend gekürzt zahlen, also [Betrag] Euro statt [Betrag] Euro.
Variante B — Zahlung unter Vorbehalt: Ich zahle die Miete zunächst in voller Höhe weiter, ausdrücklich unter dem Vorbehalt der Rückforderung des Minderungsbetrags.
Sobald der Mangel beseitigt ist, zahle ich selbstverständlich wieder die volle Miete. Ich bitte Sie weiterhin um zügige Instandsetzung.
Mit freundlichen Grüßen
[Unterschrift]
[Name in Druckbuchstaben]
3. Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung
Hier laufen zwei Fristen gegeneinander, und beide sind Ausschlussfristen. Der Vermieter muss nach § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums abrechnen — für 2025 also bis zum 31. Dezember 2026. Danach kann er keine Nachzahlung mehr verlangen, ein Guthaben aber muss er weiterhin auszahlen.
Umgekehrt haben Sie nach § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung Zeit, Einwendungen zu erheben. Verstreicht diese Frist, gilt die Abrechnung als akzeptiert, selbst wenn sie falsch war. Die Belegeinsicht ist Teil dieses Rechts: Sie dürfen die Originalrechnungen sehen, und solange Ihnen die Einsicht verweigert wird, dürfen Sie die Nachzahlung zurückhalten.
Rechtsgrundlage: § 556 Abs. 3 BGB, umlagefähige Posten in § 2 BetrKV · Form: Textform genügt · Frist: zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung
Muster: Widerspruch mit Antrag auf Belegeinsicht
Nennen Sie jeden beanstandeten Posten einzeln. Ein pauschales „Ich widerspreche der Abrechnung“ wahrt die Frist zwar, hilft in der Sache aber nicht weiter.
[Ihr Name]
[Straße, Hausnummer]
[PLZ, Ort]
[Name des Vermieters oder der Hausverwaltung]
[Straße, Hausnummer]
[PLZ, Ort]
[Ort], [Datum]
Betriebskostenabrechnung [Abrechnungsjahr] — Einwendungen und Belegeinsicht
Sehr geehrte Damen und Herren,
Ihre Betriebskostenabrechnung für den Zeitraum [von] bis [bis] ist mir am [Datum des Zugangs] zugegangen. Gegen die Abrechnung erhebe ich fristgerecht folgende Einwendungen:
1. [Position, zum Beispiel: Die Position „Hausmeister“ ist gegenüber dem Vorjahr um 62 Prozent gestiegen, ohne dass eine Erläuterung beiliegt.]
2. [Position, zum Beispiel: Verwaltungskosten sind nach § 1 Abs. 2 BetrKV nicht umlagefähig und in der Abrechnung dennoch enthalten.]
3. [Position, zum Beispiel: Der Verteilerschlüssel weicht ohne erkennbaren Grund von dem im Mietvertrag vereinbarten ab.]
Ich bitte Sie außerdem, mir Einsicht in die Originalbelege zu gewähren, insbesondere in [Belege benennen]. Bitte teilen Sie mir bis zum [Datum] einen Termin mit oder übersenden Sie mir Kopien; die Kosten hierfür übernehme ich.
Bis zur Klärung der genannten Punkte behalte ich mir vor, die geforderte Nachzahlung in Höhe von [Betrag] Euro zurückzuhalten.
Mit freundlichen Grüßen
[Unterschrift]
[Name in Druckbuchstaben]
4. Kündigung des Mietvertrags durch den Mieter
Die ordentliche Kündigung durch den Mieter braucht keinen Grund, aber sie braucht die Form. § 568 Abs. 1 BGB verlangt Schriftform: ein Papier mit eigenhändiger Unterschrift. Eine E-Mail, ein Scan oder eine Nachricht über das Portal der Hausverwaltung erfüllen das nicht — die Kündigung ist dann unwirksam, und das Mietverhältnis läuft weiter.
Die Frist steht in § 573c Abs. 1 BGB: Die Kündigung muss spätestens am dritten Werktag eines Monats zugehen und wirkt dann zum Ablauf des übernächsten Monats. Geht sie am 3. September zu, endet das Mietverhältnis am 30. November. Für Mieter bleibt es bei diesen drei Monaten, unabhängig von der Wohndauer; nur für Vermieter verlängert sich die Frist mit den Jahren.
Rechtsgrundlage: §§ 573c, 568 BGB · Form: Schriftform, eigenhändig unterschrieben · Frist: Zugang bis zum dritten Werktag, Wirkung zum Ablauf des übernächsten Monats
Muster: Ordentliche Kündigung durch den Mieter
Ausdrucken, alle im Mietvertrag genannten Mieter unterschreiben lassen, an alle Vermieter adressieren. Die Formulierung „zum nächstmöglichen Termin“ schützt davor, dass ein Datumsfehler die Kündigung insgesamt scheitern lässt.
[Name Mieter 1]
[Name Mieter 2]
[Straße, Hausnummer]
[PLZ, Ort]
[Name des Vermieters oder der Hausverwaltung]
[Straße, Hausnummer]
[PLZ, Ort]
[Ort], [Datum]
Kündigung des Mietvertrags über die Wohnung [Straße, Hausnummer, Lage im Haus]
Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit kündige ich den zwischen uns bestehenden Mietvertrag vom [Datum des Mietvertrags] über die oben genannte Wohnung fristgerecht zum [Datum], hilfsweise zum nächstmöglichen Termin.
Bitte bestätigen Sie mir den Eingang dieser Kündigung und das Datum der Beendigung des Mietverhältnisses schriftlich.
Für die Wohnungsübergabe schlage ich den [Datum] um [Uhrzeit] vor. Bitte teilen Sie mir mit, ob Ihnen dieser Termin passt. Ich bitte darum, ein gemeinsames Übergabeprotokoll aufzunehmen und die Zählerstände darin festzuhalten.
Die Kaution überweisen Sie bitte nach Abrechnung auf folgendes Konto: [IBAN], [Kontoinhaber], [Bank].
Meine neue Anschrift ab dem [Datum] lautet: [neue Anschrift].
Mit freundlichen Grüßen
[Unterschrift Mieter 1] [Unterschrift Mieter 2]
[Namen in Druckbuchstaben]
5. Wohnungsübergabeprotokoll
Für das Übergabeprotokoll gibt es keine gesetzliche Vorschrift — und trotzdem entscheidet kaum ein anderes Blatt Papier so oft über die Kaution. Wer bei Einzug keinen Zustand festhält, muss bei Auszug beweisen, dass ein Schaden schon vorher da war. Das gelingt selten.
Wichtig ist die Trennung zweier Dinge: Das Protokoll hält den Zustand fest, nicht die Rechtsfolge. Unterschreiben Sie keine Formulierung wie „Mieter verpflichtet sich zur Beseitigung“, wenn Sie die Verantwortung bestreiten — notieren Sie den Befund und Ihre abweichende Auffassung daneben. Zählerstände für Strom, Gas, Wasser und Wärme gehören mit Zählernummer ins Protokoll, sonst wird die nächste Abrechnung zur Schätzung.
Rechtsgrundlage: keine — Beweisurkunde · Form: von beiden Seiten unterschrieben, je ein Original · Zeitpunkt: bei Einzug und bei Auszug
Muster: Übergabeprotokoll
Fotografieren Sie jeden im Protokoll genannten Mangel und nummerieren Sie die Bilder passend zu den Zeilen. Das Protokoll ohne Fotos ist halb so viel wert.
Wohnungsübergabeprotokoll
Objekt: [Straße, Hausnummer, Lage im Haus]
Anlass: [Einzug / Auszug]
Datum und Uhrzeit der Übergabe: [Datum], [Uhrzeit]
Anwesend:
Vermieter oder Vertreter: [Name]
Mieter: [Name]
Zeugen: [Name]
Zählerstände
Strom, Zählernummer [Nummer]: [Stand]
Gas, Zählernummer [Nummer]: [Stand]
Kaltwasser, Zählernummer [Nummer]: [Stand]
Warmwasser, Zählernummer [Nummer]: [Stand]
Heizung, Zählernummer [Nummer]: [Stand]
Schlüssel
Haustür: [Anzahl]
Wohnungstür: [Anzahl]
Briefkasten: [Anzahl]
Keller: [Anzahl]
Sonstige: [Anzahl, Bezeichnung]
Zustand der Räume
Flur: [Befund]
Wohnzimmer: [Befund]
Schlafzimmer: [Befund]
Küche: [Befund]
Bad: [Befund]
Balkon oder Terrasse: [Befund]
Keller: [Befund]
Festgestellte Mängel
1. [Raum]: [Mangel] — Foto Nummer [Nummer] — [strittig: ja / nein]
2. [Raum]: [Mangel] — Foto Nummer [Nummer] — [strittig: ja / nein]
3. [Raum]: [Mangel] — Foto Nummer [Nummer] — [strittig: ja / nein]
Bemerkungen
[Abweichende Auffassungen, Vereinbarungen, offene Punkte]
Dieses Protokoll hält ausschließlich den festgestellten Zustand fest. Über die Verantwortlichkeit für die genannten Mängel wird damit nicht entschieden.
Beide Parteien haben je ein unterschriebenes Original erhalten.
[Ort], [Datum]
[Unterschrift Vermieter] [Unterschrift Mieter]
6. Mieterselbstauskunft
Diese Vorlage richtet sich an Vermieter — und ihr eigentlicher Wert liegt in dem, was nicht drinsteht. Zulässig sind Fragen, die für das Mietverhältnis wirtschaftlich erheblich sind: Einkommen, Beruf, Zahl der einziehenden Personen, laufende Insolvenz- oder Räumungsverfahren, bestehende Mietschulden.
Unzulässig sind Fragen nach Schwangerschaft und Familienplanung, Religion, Parteizugehörigkeit, Gewerkschaftsmitgliedschaft, ethnischer Herkunft, sexueller Orientierung, Krankheiten sowie nach Vorstrafen, soweit sie das Mietverhältnis nicht berühren. Wer darauf falsch antwortet, muss keine Folgen fürchten — eine Kündigung lässt sich darauf nicht stützen. Vermieter, die solche Fragen stellen, riskieren dagegen einen Verstoß gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz und die Datenschutz-Grundverordnung. Die Unterlagen abgelehnter Bewerber sind nach der Vergabe zu löschen.
Rechtsgrundlage: DSGVO, § 19 AGG, Grundsatz der Datenminimierung · Form: Formular · Hinweis: Kopien von Ausweisdokumenten dürfen nicht verlangt werden
Muster: Selbstauskunft für Mietinteressenten
Fragen Sie erst in der engeren Auswahl nach Einkommensnachweisen, nicht schon beim ersten Besichtigungstermin. Alles, was Sie nicht erheben, müssen Sie auch nicht schützen und nicht löschen.
Selbstauskunft des Mietinteressenten
Objekt: [Straße, Hausnummer, Lage im Haus]
Geplanter Mietbeginn: [Datum]
Person
Name, Vorname: [Angabe]
Geburtsdatum: [Angabe]
Derzeitige Anschrift: [Angabe]
Telefon und E-Mail: [Angabe]
Haushalt
Zahl der einziehenden Personen: [Angabe]
davon Kinder: [Angabe]
Haustiere: [Art, Anzahl]
Beruf und Einkommen
Ausgeübter Beruf: [Angabe]
Arbeitgeber: [Angabe]
Beschäftigt seit: [Datum]
Arbeitsverhältnis: [unbefristet / befristet bis]
Monatliches Nettoeinkommen des Haushalts: [Betrag]
Nachweis: [Gehaltsabrechnungen der letzten drei Monate / Steuerbescheid / Bürgschaft]
Bisheriges Mietverhältnis
Bisheriger Vermieter: [Angabe]
Grund des Auszugs: [Angabe]
Bestehen Mietschulden aus früheren Mietverhältnissen? [ja / nein]
Ist in den letzten fünf Jahren ein Insolvenz- oder Räumungsverfahren gegen Sie geführt worden? [ja / nein]
Datenschutzhinweis
Die Angaben werden ausschließlich zur Prüfung dieser Bewerbung verwendet. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b der Datenschutz-Grundverordnung. Die Unterlagen abgelehnter Bewerber werden spätestens [Frist, üblich: drei Monate] nach der Vergabe gelöscht. Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung Ihrer Daten.
Ich versichere, dass die Angaben zutreffend sind.
[Ort], [Datum]
[Unterschrift]
7. Mieterhöhungsverlangen bis zur ortsüblichen Vergleichsmiete
Das Mieterhöhungsverlangen nach § 558 BGB ist kein einseitiger Beschluss, sondern die Aufforderung, einer Erhöhung zuzustimmen. Es scheitert in der Praxis meist an drei Punkten: der Wartefrist, der Kappungsgrenze und der Begründung.
Die Miete muss seit fünfzehn Monaten unverändert sein, damit die Erhöhung wirksam wird; das Verlangen selbst darf frühestens zwölf Monate nach der letzten Erhöhung gestellt werden. Innerhalb von drei Jahren darf die Miete um höchstens 20 Prozent steigen, in Gemeinden mit angespanntem Wohnungsmarkt nur um 15 Prozent. Und die Erhöhung braucht eine Begründung nach § 558a BGB: Mietspiegel, Auskunft aus einer Mietdatenbank, Sachverständigengutachten oder drei vergleichbare Wohnungen mit Adresse.
Der Mieter hat bis zum Ende des zweiten Kalendermonats nach Zugang Zeit, zuzustimmen. Stimmt er zu, gilt die neue Miete ab dem dritten Kalendermonat nach Zugang. Stimmt er nicht zu, bleibt nur die Klage auf Zustimmung, und zwar innerhalb von drei weiteren Monaten.
Rechtsgrundlage: §§ 558, 558a, 558b BGB · Form: Textform, E-Mail zulässig · Fristen: 15 Monate Wartefrist, Zustimmung bis Ende des zweiten Folgemonats
Muster: Mieterhöhungsverlangen nach § 558 BGB
Prüfen Sie die Kappungsgrenze vor dem Abschicken. Ein Verlangen, das sie überschreitet, ist nicht insgesamt unwirksam, aber nur bis zur zulässigen Höhe begründet — und lädt zum Streit ein.
[Name des Vermieters]
[Straße, Hausnummer]
[PLZ, Ort]
[Name des Mieters]
[Straße, Hausnummer]
[PLZ, Ort]
[Ort], [Datum]
Verlangen der Zustimmung zur Mieterhöhung nach § 558 BGB — Wohnung [Straße, Hausnummer, Lage im Haus]
Sehr geehrte [Anrede],
die Nettokaltmiete für die von Ihnen gemietete Wohnung beträgt derzeit [Betrag] Euro monatlich und ist seit dem [Datum der letzten Änderung] unverändert. Sie liegt unter der ortsüblichen Vergleichsmiete.
Ich bitte Sie daher, einer Erhöhung der Nettokaltmiete auf [Betrag] Euro monatlich ab dem [Datum, dritter Kalendermonat nach Zugang] zuzustimmen. Die Erhöhung beträgt [Betrag] Euro, das sind [Prozentsatz] Prozent.
Die Wohnung hat eine Wohnfläche von [Zahl] Quadratmetern; die neue Miete entspricht [Betrag] Euro je Quadratmeter.
Zur Begründung beziehe ich mich auf [eine der folgenden Grundlagen wählen]:
— den qualifizierten Mietspiegel der Stadt [Ort] aus dem Jahr [Jahr]. Die Wohnung ist dort dem Feld [Bezeichnung] zuzuordnen. Der Mietspiegel weist für dieses Feld eine Spanne von [Betrag] bis [Betrag] Euro je Quadratmeter aus.
— folgende drei vergleichbare Wohnungen: 1. [Adresse, Größe, Miete je Quadratmeter] 2. [Adresse, Größe, Miete je Quadratmeter] 3. [Adresse, Größe, Miete je Quadratmeter].
Die Kappungsgrenze nach § 558 Abs. 3 BGB ist eingehalten: Innerhalb der letzten drei Jahre ist die Miete um [Prozentsatz] Prozent gestiegen.
Für Ihre Zustimmung haben Sie nach § 558b Abs. 2 BGB Zeit bis zum Ablauf des [Datum, Ende des zweiten Kalendermonats nach Zugang]. Sie können die Erklärung auf diesem Schreiben unterzeichnen und mir zurücksenden.
Mit freundlichen Grüßen
[Unterschrift]
[Name in Druckbuchstaben]
Ich stimme der Mieterhöhung zu.
[Ort], [Datum], [Unterschrift des Mieters]
Die häufigsten Fehler in Musterschreiben
Der Mangel wird zu vage beschrieben. „Die Heizung funktioniert nicht richtig“ gibt dem Vermieter nichts an die Hand und Ihnen später keinen Beweis. „Der Heizkörper im Schlafzimmer wird seit dem 3. September nur handwarm, die Raumtemperatur liegt morgens bei 16 Grad“ ist prüfbar.
Die Kündigung geht per E-Mail raus. Der häufigste Formfehler überhaupt — und einer, der drei Monatsmieten kosten kann, weil die Frist erst mit dem formgerechten Schreiben zu laufen beginnt.
Die Miete wird gekürzt, bevor der Mangel angezeigt ist. Die Minderung setzt die Anzeige voraus. Wer erst kürzt und dann meldet, steht mit einem Zahlungsrückstand da.
Der Widerspruch gegen die Nebenkosten kommt nach dreizehn Monaten. Die Frist ist eine Ausschlussfrist. Notieren Sie das Zugangsdatum der Abrechnung sofort auf dem Umschlag.
Das Übergabeprotokoll wird ungelesen unterschrieben. Was dort steht, gilt. Streichen Sie, was nicht stimmt, und lassen Sie die Streichung von beiden Seiten abzeichnen.